„Како да започнам?“, „Што треба да содржи писмото?“, „ Дали е доволно долго?“ се едни од многуте прашања кои не оставаат закочени пред празниот екран со часови. Сето ова би можело да се избегне доколку се познаваат неколку генерални правила, неколку одлични примери и модели бидејќи секое парче деловна кореспонденција е алатка за продажба.
Истото се однесува кога зборуваме за деловни односи вработување, огласување, покана за интервју, известување за добиена работа и слично. Во денешно време вработените не ставаат речиси ништо во писмена форма плашејќи се дека тоа би можело да ги прогонува подоцна. Но, кога станува збор за работни односи тоа е повеќе од потребно.
Во оваа статија ќе се осврнам на пишување на писмо за препорака. Овие писма се најделикатни во светот на деловната кореспонденција и осетливи и на најмалите „грешки“. Доколку звучите премногу позитивни би можеле да создадете чувство на недоверба, а доколку звучите премногу негативно може да се земе вашето мислење како субјективно. Најважно што треба да запаметите е дека препораките треба да се базираат на факти а не на мислења, треба да имаат објективен тон и да ја следат стандардната форма за пишување на писмо за препорака. Како и за другите форми на деловна кореспонденција, така и за оваа важи правилото simple is better (едноставно е подобро), како содржински така и визуелно.
Според компанијата Стратегиски комуникации (Strategic Communications) од САД, најчесто користени писма за препорака се:
- препорака за вработен кој го напушта работното место, добар работник
- препорака за вработен кој го напушта работното место, небарана
- препорака за поранешен вработен, просечен работник
- барање за препорака, до компанија
Во продолжение може да видите пример за тоа како изгледаат овие писма.
Препорака за вработен кој го напушта работното место, добар работник
Оваа препорака е можеби најлесна за пишување. Тоа е еден вид на кратко резиме на работникот гледано до страна на работодавецот. Ваков вид на писмо добро е да се испрати и до самиот работник со опцијата BCC (blind carbon copy).
Име на компанијата
Адреса
Град, поштенски код
Дата
Име и презиме (до кого е адресирано писмото)
Титула
Компанија
Адреса
Град, поштенски код (во Македонија прво е поштенски код па град)
Почитуван/а г-дин/-ѓа/-ца ________:
Со особено задоволство одговарам на вашето барање за препорака за работникот ______ ______, кој/која беше службеник во нашата компанија во изминативе две години.
Премногу сме разочарани што ќе ја/го изгубиме г-дин/-ѓа/-ца ________ како резултат на неговото/нејзиното селење во _______. Таа/Тој беше речиси целосно одговорен/на за организирање на канцелариските системи овде во Механички Системи ДОО. за кратко време тој/таа успеа да не трансформира од канцеларија во која се работеше со заостанување и брзање во канцеларија каде што системите за наплаќање, фактурирање и персонал се сензибилни и лесно се контролираат. Уште повеќе, неговите/нејзините менаџерски способности беа евидентни од односот со службениците кои не се со полно работно време. Тој/Таа беше целосно одговорен/на за најмување и обучување на овие лица и во разговор со било кој од нив може да се дознае дека неговиот/нејзиниот однос со нив бил строго професионален и фер.
Доколку Вие имате потреба од вработен кој е одговорен, вешт и има потенцијал да напредува, тогаш треба да го/ја вработите г-дин/-ѓа/-ца ________.
Со почит,
Име и презиме
Доколку се работи за небарана препорака тогаш формата и текстот остануваат исти. Единствено што се менува е тоа што на местото на примател не стои име, адреса, компанија...
Содржината на писмото за препорака се менува доколку се пишува за работник со просечни резултати. Во тој случај коментарите треба да се ограничат на работи поврзани со работата и треба да се избегнуваат лични критики.
Доколку сте работодавец и сакате да побарате препорака од лицето кое кандидатот го навело во својата биографија тогаш треба да го напишете името и се разбира позицијата за која кандидатот се пријавил и да им дадете ан знаење што поточно ве интересира или кој аспект од работењето или личноста би сакале да го опишат. Исто така не треба да заборавите да наспоменете дека би биле благодарни доколку обезбедат дополнителни информации кои би ви биле од корист.
Еден пример за тоа како едно барање за препорака би требало да изгледа е следново писмо:
Име на компанијата
Адреса
Град, поштенски код
Дата
Име и презиме (до кого е адресирано писмото)
Титула
Компанија
Адреса
Град, поштенски код (во Македонија прво е поштенски код па град)
Почитуван/а г-дин/-ѓа/-ца ________:
Кандидатот ________ ______ ве назначи Вас како лице за препорака во својата биографија, за работно место партнер во компанијата ____________. Дали би биле љубезни да ни ги пренесете вашите импресии за талентот и силните страни на кандидатот _________ _______ како професионалец и тимски работник, како и останати мислења кои сметате дека би биле корисни за нас во процесот на донесување на одлука за вработување.
Благодарам.
Со почит,
Име и презиме
Позиција
